Nous sommes fiers de vous annoncer deux nouvelles fonctionnalités : le rapport A3 et le lien avec l’application Smartsheet.


Le rapport A3

Le rapport A3 est un outil clé dans le Toyota Production System, et résume les étapes essentielles d’un challenge sur une page. Il s’agit d’un bon support de communication qui encourage le dialogue et permet d’aligner les réflexions de chacun sur un problème précis.

Solvace peut à présent générer ce rapport synthétique depuis n’importe quel challenge en format PDF, permettant ainsi une impression ou un transfert facile en pièce jointe.
Vous pouvez par exemple imprimer ce rapport en grand format et l’afficher dans un espace commun afin de communiquer sur l’avancement ou le contenu d’un problème en cours de traitement.

Notez que le terme ‘A3’ fait référence à l’outil méthodologique et non à la taille de l’impression, qui elle peut prendre n’importe quelle taille.

A3 screenshot 1

A3 screenshot 2

 

Vous pouvez accéder à cette option au départ du menu de la barre d’outils du challenge.

Menu-A3-FR

 

Smartsheet

Les actions créées dans Solvace peuvent être exportées vers des applications tierces, telles que Microsoft Excel ou Google Calendar. Désormais, vous pouvez également exporter vos challenges et actions vers Smartsheet. Il s’agit d’une application semblable à une feuille de calcul Excel et qui est utilisée par des milliers d’entreprises à travers le monde.

Smartsheet FR

 

Vous pouvez exporter votre challenge vers Smartsheet en utilisant le menu correspondant dans l’écran d’implémentation.

Smartsheet menu FR

Il existe deux façons d’utiliser cette nouvelle fonctionnalité :

1. Une exportation directe vers Smartsheet

L’option est accessible à tous les utilisateurs ayant un accès en lecture au challenge. Cette manipulation crée automatiquement un nouveau document Smartsheet avec un export de la structure du challenge (en bleu) et de ses actions (en vert). Les actions assignées à plusieurs participants seront affichées en plusieurs lignes afin de bénéficier des fonctionnalités gestion des ressources de Smartsheet.
En utilisant cette option, Il n’y a pas de synchronisation avec Solvace, ce qui signifie que les futures mises à jour dans le challenge ne seront pas reflétées dans le document Smartsheet.

 

2. Une double synchronisation Solvace – Smartsheet

Cette option n’est accessible qu’aux propriétaires d’un challenge. Elle crée une feuille de calcul Smartsheet semblable au premier point, à la différence qu’elle offre une synchronisation complète entre les deux applications. Cette synchronisation étant une tâche complexe, vous devez garder à l’esprit certains principes lorsque vous utilisez cette fonctionnalité :

  • Solvace conserve la priorité sur le contenu : les actions peuvent être mises à jours dans Smartsheet, mais pas créées ou supprimées depuis cette application.
  • Les changements effectués dans Solvace sont (quasiment) instantanément envoyés vers Smartsheet. Si cette application est déjà ouverte, rafraîchissez la page pour visualiser les changements. Note : seuls les changements liés aux actions génèrent une mise à jour de Smartsheet. Les modifications apportées à la structure du challenge n’engendrent aucune mise à jour.
  • Il ne faut que 5 minutes environ pour que les changements effectués dans Smartsheet soient actualisés dans Solvace. Si une même action est reprise sur plusieurs lignes (parce qu’elle a plusieurs acteurs ou qu’elle est liée à différents noeuds), seules les modifications apportées sur la première ligne seront prise en compte dans Solvace. Si une action mise à jour dans Smartsheet contient des données erronées (disons, par exemple, qu’un utilisateur a inséré une zone de texte dans un champ au format date) la synchronisation ne s’effectuera pas pour cette action, et passera à l’action suivante.

 

Première utilisation

Lorsque vous demandez la création de votre première feuille de calcul dans Solvace, une fenêtre s’ouvre, vous demandant la permission d’accéder à votre compte Smartsheet.
Attention, dans le plupart des cas vous devrez autoriser votre navigateur à afficher les popups venant de ce site.

conscent FR