La mise à jour de décembre introduit une nouvelle fonctionnalité très attendue : la possibilité d’inviter des personnes externes à votre organisation pour vous aider dans vos challenges !

 

Faites-vous aider par des externes !

Quelle que soit la taille de votre organisation, la connaissance peut se situer à l’extérieur, que ce soit chez un client, un fournisseur ou un expert indépendant.

Solvace vous permet désormais d’inviter des externes sur vos challenges.
Un utilisateur externe peut seulement accéder au challenge auquel il a été invité (il peut y en avoir plusieurs). Il ne pourra pas voir la connaissance accumulée par votre entreprise dans Solvace, que ce soit au travers des recherches ou des suggestions contextuelles.

Vous pouvez inviter n’importe quel externe à partir du moment où son adresse email ou le domaine de son adresse email a été approuvé par votre administrateur Solvace. Pour vous en assurer, faites-en la demande à votre administrateur via le menu correspondant :
ask-admin

Inviter un externe est très facile : depuis un challenge, cliquez sur le bouton de partage : share-button

Dans le champ correspondant à l’accès que vous souhaitez attribuer à votre invité, tapez le début du nom de votre contact, par exemple “John” and cliquez sur “John (inviter)” :
invite-users

Vous pourrez alors compléter le nom de votre contact et son adresse email :
invite-popup
Cliquez sur “Inviter” pour envoyer l’email d’invitation à votre contact.

Dès que la personne cliquera sur le lien dans l’email d’invitation, elle aura accès à votre challenge.

Lorsqu’un ou plusieurs externes participent à un challenge, une étiquette rouge apparaît à côté du titre :
external-flag
Soyez attentif au type d’informations que vous partagez au sein de ces challenges et veillez à la confidentialité de vos données !

Vous pouvez distinguer un utilisateur externe d’un membre de votre organisation grâce au rectangle rouge qui entoure sa photo de profil.

 

Nouvelle règle de partage d’un challenge par défaut

A partir d’aujourd’hui, les nouveaux challenges seront visibles par défaut à travers la recherche dans Solvace. Tous les utilisateurs pourront donc savoir qu’un problème particulier a déjà été traité, mais n’auront en revanche pas accès d’emblée à son contenu. Pour cela, ils devront en faire la demande à son propriétaire en cliquant sur le nom du challenge.

Pour modifier cette visibilité par défaut et rendre votre challenge confidentiel, ouvrez les propriétés de partage du challenge en cliquant sur le bouton
share-button et allez en bas du popup correspondant :

list-challenge-tickbox

Pour rendre votre challenge invisible dans les recherches, décochez la première case.

Notez qu’un challenge n’est pas visible par les utilisateurs externes, sauf dans le cas ou ils ont été invités comme participants.